Ekip ve İş Süreçleri Yönetimi
Bir sigorta acentesinde her gün onlarca görev takip edilmeli: müşteri aramaları, teklif hazırlama, yenileme takibi, zeyil işlemleri ve daha fazlası. Sigorta acente görev takip sistemi olarak tasarlanan Acente Kolay'ın görev yönetimi modülü ile tüm bu operasyonları organize edin. Sigorta acente iş yönetimi yazılımı sayesinde sigorta personel görev atama süreçlerini dijitalleştirin, sigorta acente iş akışı yönetimi araçlarıyla ekibinizin verimliliğini artırın ve hiçbir işi aksatmayın.
Tüm modüller: sigorta acente programı
- Kapsam
- Acente Kolay modülü
- Altyapı
- Bulut tabanlı
- Deneme
- 7 gün ücretsiz deneme
- Pano
- Kanban
- Atama
- Ekip bazlı
- Hatırlatma
- Otomatik
- Erişim
- Web ve mobil
Görev durumu sütunlarla izlenir
Öncelik ve son tarihle birlikte
Yenileme ve teklif olayları görev üretir
Tarayıcıdan her cihazda
Öne çıkan yetenekler
- Yapılacak, devam eden ve tamamlanan işlerin panosu
- Ekip üyelerine görev atama
- Öncelik ve son tarih belirleme
- Otomatik görev hatırlatmaları
- Müşteri ve poliçeyle ilişkili görevler
Ekip Verimliliği
Müşteri araması, teklif hazırlama, poliçe yenileme ve zeyilname işlemleri için görev oluşturun. İşleri ilgili ekip üyesine atayın, öncelik ve son tarih belirleyin. Görev panosunda yapılacak, devam eden ve tamamlanan işleri birlikte görün. Müşteri ve poliçe kayıtlarına bağlı görevler, hatırlatmalar ve durum takibiyle ekip koordinasyonunu kolaylaştırın.
Zeynep Kaya - Kasko yenileme araması
YüksekAylık rapor hazırla
NormalYeni müşteri teklifi
NormalHasar #2847 eksper takibi
YüksekKampanya SMS metni hazırla
NormalAhmet Yılmaz poliçe teslimi
BittiMutabakat raporu kontrol
Bitti12 görev tamamlandı
Bu hafta %40 artış
3 acil görev
Bugün bitirilmeli
Görsel Görev Panosu ve İş Akışı Yönetimi
Sigorta acente iş akışı yönetimi için tasarlanan kanban tarzı pano üzerinde görevlerinizi "Yapılacak", "Devam Ediyor" ve "Tamamlandı" sütunlarında takip edin. Görevleri sürükle-bırak ile durumlar arasında taşıyın. Her görev kartında müşteri adı, son tarih, öncelik ve atanan kişi bilgileri görünür. Sigorta acente görev takip sistemi üzerindeki renk kodlu öncelik sistemi ile acil görevleri anında fark edin. Bulut tabanlı sigorta yazılımı sayesinde bu panoya her cihazdan erişebilirsiniz.
Sigorta Personel Görev Atama ve Otomatik Oluşturma
Sigorta personel görev atama özelliği ile görevleri ekip üyelerine kolayca atayın, iş yükü dağılımını dengeli tutun. Sigorta acente otomasyon altyapısı sayesinde yenileme tarihi yaklaşan poliçeler, yeni hasar bildirimleri ve teklif takipleri için sistem otomatik görevler oluşturabilir. Sigorta acente iş yönetimi yazılımındaki tekrarlayan görev şablonları ile (örneğin her ayın başında "aylık rapor hazırla" görevi) rutin işleri otomatize edin.
Görev Performans Takibi ve Raporlama
Sigorta acente programınızdaki analitik araçlarla personel bazlı görev tamamlama oranlarını, ortalama tamamlama sürelerini ve gecikme analizlerini raporlayın. Hangi görev türlerinin en çok zaman aldığını tespit edin, dijital sigorta acentecilik anlayışıyla süreçlerinizi optimize edin. Sigorta acente yazılımınızdaki haftalık ve aylık performans özetleri ile ekip toplantılarınıza hazırlıklı gelin.
Operasyonel Başarı İçin Sigorta Acente İş Akışı Yönetimi
Günün yoğun temposunda bir acentenin en büyük zorluğu, masada biriken farklı tipteki talepleri sıraya koymaktır. Etkili bir sigorta acente iş akışı yönetimi kurduğunuzda, eksik evrak talepleri, zeyilname talepleri veya poliçe iptal işlemleri gibi çok çeşitli konuları birbirine karıştırmadan ilerletebilirsiniz. Bulut tabanlı yapı sayesinde tarayıcıdan ve mobil cihazdan erişim sağlayarak ofis dışında bile süreçlere müdahale edebilirsiniz. Örneğin bir müşteriniz araç değişikliği bildirdiğinde, telefonda aldığınız bilgileri anında sisteme girip operasyon ekibinizdeki yetkiliye yönlendirebilirsiniz. Bu yaklaşım, sadece işlerin unutulmasını engellemekle kalmaz, aynı zamanda müşteriye hızlı dönüş yapılmasını sağlayarak güven inşa eder. Ayrıca, hangi iş kalemlerinin daha fazla zaman aldığını analiz ederek ekibinizin performansını objektif kriterlerle değerlendirme fırsatı bulursunuz. Sistemdeki görevlerin doğrudan müşteri kartları veya mevcut poliçelerle bağlantılı olması, geçmiş görüşme notlarına saniyeler içinde ulaşmanızı ve işlemlerinizi KVKK uyumlu, günlük yedeklenen güvenli bir alanda yönetmenizi destekler.
Kolay Geçiş ve Sigorta Personel Görev Atama Süreçleri
Eski alışkanlıkları bırakıp yeni bir dijital araca geçiş yapmak her ofis için düşündürücü olabilir. Ancak kurulum gerektirmez yapısı sayesinde doğru sisteme entegre olmak oldukça basittir. Excel veya CSV ile veri aktarımı ve onboarding desteği sunulan bir yapıda, geçmiş kayıtlarınızı kaybetmeden yepyeni bir düzen kurabilirsiniz. Sigorta personel görev atama süreçlerini dijitalleştirdiğiniz andan itibaren ofis içi iletişimin sadeleştiğini göreceksiniz. Manuel tablolarla boğuşmak yerine Kanban panodaki sütunlarda ilerleyen işler, gün sonu stresini azaltır. Personeliniz, üzerine atanan yenileme veya teklif işlerine odaklanırken, siz de yöneticiler olarak genel tabloyu her an izleyebilirsiniz. Seçim yaparken sistemin güvenliğine, SSL/TLS şifreleme altyapısına ve esnek kullanım sunup sunmadığına dikkat ederek acenteniz için en faydalı ve uzun ömürlü yatırımı güvenle gerçekleştirebilirsiniz.
Nasıl çalışır?
- 01
İşin veya Talebin Sisteme Girilmesi
Gelen müşteri talebi veya operasyonel bir ihtiyaç sistemde yeni bir kayıt olarak açılır, ilgili müşteri ve poliçe kaydı ile anında ilişkilendirilir.
- 02
Sorumlu Belirleme ve Tarih Atama
Açılan iş, yetkinliğine göre ilgili personele yönlendirilir. İşin tamamlanması gereken son tarih seçilerek ekibe ve yöneticiye şeffaflık sağlanır.
- 03
Kanban Panosunda Aşama Takibi
Üzerinde çalışılan işler durumlarına göre pano üzerinde sütunlar arasında sürüklenerek ilerletilir. Ekip üyeleri güncel durumu anlık olarak görür.
- 04
Görevin Tamamlanması ve Arşivleme
İşlem bittiğinde kayıt kapatılır. Yapılan tüm notlar ve süreç detayları dijital arşivde saklanarak gelecekteki olası ihtiyaçlar için hazır tutulur.
Kimler için?
Çok Personelli Acenteler
Müşteri talepleri ve operasyonel işleri ekibe dağıtıp aşamaları Kanban panosunda izleyerek karmaşanın önüne geçin ve süreçleri hızlandırın.
Tek Kişilik Acenteler
Teklif, yenileme ve zeyil gibi günlük işlerinizi listeleyip önceliklendirerek zaman kaybını önleyin. Ajanda tutmak yerine dijitale geçin.
Müşteri Temsilcileri
Kendi üzerlerindeki teklif hazırlama ve poliçe yenileme işlerini günlük olarak planlayıp süre aşımına uğramadan sonuçlandırma imkanı bulurlar.
Avantajlar
Görev Yönetimi modülünün acentenize sağladığı temel faydalar
Hiçbir Görev Unutulmaz
Otomatik hatırlatmalar ve görsel pano ile tüm görevleri zamanında tamamlayın.
Ekip Koordinasyonu
Görev atama ve takip ile ekibinizin iş birliğini güçlendirin, çakışmaları önleyin.
Verimlilik Artışı
Organize iş akışı ile günlük operasyonları hızlandırın, verimliliği %40'a kadar artırın.
Otomatik Görev Oluşturma
Sistem olaylarına bağlı otomatik görevler ile manuel iş yükünü azaltın.
Elle takip ile karşılaştırma
| Kriter | Elle veya Excel ile | Acente Kolay |
|---|---|---|
| İş Takibi Yöntemi | Elle veya Excel ileNot defterleri, ajandalar veya anlık mesajlaşma uygulamaları ile karışık takip. | Acente KolayKanban panosunda görselleştirilmiş, aşamaları belli ve düzenli dijital takip. |
| Sorumluluk Dağılımı | Elle veya Excel ileSözlü iletilen işler nedeniyle kimin hangi işte çalıştığının bilinmemesi. | Acente Kolayİlgili personele doğrudan atama yapılması ve sorumluların net olarak belirlenmesi. |
| Bilgiye Erişim | Elle veya Excel ileİlgili poliçe veya müşteri detaylarını bulmak için farklı dosyalara bakma zorunluluğu. | Acente Kolayİş kayıtlarının doğrudan müşteri ve poliçe verileriyle tek tıkla bağlantılı olması. |
| Süre ve Öncelik Yönetimi | Elle veya Excel ileAcil işlerin gözden kaçması ve teslim tarihlerinin unutulma riski. | Acente KolaySon tarih belirleme ve önceliklendirme ile zaman kritik işlerin aksatılmaması. |
| Süreç Şeffaflığı | Elle veya Excel ileYöneticilerin işlerin hangi aşamada olduğunu öğrenmek için sürekli soru sorması. | Acente KolayYöneticilerin tüm süreçleri tarayıcı veya mobil cihazdan anlık gözlemleyebilmesi. |
| Arşiv ve Kayıt | Elle veya Excel ileTamamlanan işlemlerin geçmişine dair notların kaybolması veya zor bulunması. | Acente KolayTüm işlerin dijital arşivde güvenle saklanması ve istenildiğinde raporlanabilmesi. |
Görev Yönetimi hakkında sorular
Sık kullanılan terimler
- Tecdit
- Mevcut bir sigorta poliçesinin süresi dolduğunda, genellikle bir yıllık yeni bir dönem için güncel şartlar ve primler üzerinden tekrar düzenlenmesi işlemidir.
- Zeyilname
- Yürürlükte olan bir poliçe üzerinde yapılması gereken adres, plaka veya teminat değişikliği gibi düzeltme ve eklemeleri gösteren, poliçenin ayrılmaz parçası olan resmi belgedir.
- Zeyilname Talebi
- Sigortalının poliçedeki adres, plaka veya teminat gibi bir bilgiyi değiştirmek için acenteye ilettiği istektir. Acente talebi sigorta şirketine iletir; zeyilname düzenlenince belge müşteriye gönderilir ve poliçe kaydı güncellenir.
- Poliçe İptali
- Çeşitli sebeplerle sigorta sözleşmesinin vadesinden önce sonlandırılmasıdır. Bu işlem sonucunda, kalan günlere tekabül eden prim tutarı hesaplanarak iade edilir.
- Mutabakat
- Acentenin kendi kayıtları ile sigorta şirketinden gelen komisyon veya üretim ekstrelerinin karşılaştırılarak, hesapların ve bakiye durumlarının eşleştirilip doğrulanması sürecidir.
Diğer modüller
Mutabakat
Şirket ekstresini acente kayıtlarıyla eşleştirin; eksik poliçeleri, prim ve komisyon farklarını bulun.
Çoklu Entegrasyon
15'ten fazla şirketin poliçe, prim ve komisyon verilerini XML, Excel veya Web API ile aktarın.
Müşteri Yönetimi
Müşteri bilgilerini, poliçeleri, teklifleri ve görüşme notlarını tek kartta takip edin.
7 Gün Tam Erişim
Kredi kartı bilgisi paylaşmadan ek paketler dahil tüm özellikleri deneyin. Müşteri, poliçe ve mutabakat işlemlerini ekibinizle birlikte değerlendirin.
500’den fazla acente Acente Kolay kullanıyor